DATOS PARA ENTENDER LA NÓMINA ELECTRÓNICA EN COLOMBIA 

A través de herramientas y softwares enfocados en la nómina electrónica, hoy en día las empresas colombianas no solo tienen la posibilidad de mejorar sus procesos de pagos laborales, sino que además, se podrán ajustar a las nuevas regulaciones obligatorias establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Tras un primer paso que representaba la implementación de la facturación electrónica, en 2021 la DIAN emprende un avance más hacia la transformación digital de toda Colombia a través de la nómina electrónica. Con dicha medida, la entidad pretende mantener actualizada la información de los costos, deducciones e impuestos descontables reportados.

Si te interesa conocer más sobre los beneficios y características de la nómina electrónica, en esta publicación te contamos los detalles que necesitas saber sobre el espaldarazo que el país necesitaba para ser parte de la transformación digital.

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Nómina electrónica: el camino hacia procesos más eficientes

Optimizar el procesamiento de nómina a través del uso de las tecnologías de la información (IT), se presenta como el paso obvio en una actualidad en la que todo se desenvuelve de forma digital. Es la oportunidad de lograr un proceso con mayor velocidad, eficiencia y confianza. Dejando atrás la posibilidad de desfases y errores humanos.

Otro aspecto importante de la nómina electrónica es que le da una total claridad. La información estará a la mano y en tiempo real para los interesados, lo cual, en definitiva, se traduce en una ventaja competitiva.

Conociendo la nómina electrónica

La nómina electrónica es un documento digital que equivale a la tradicional nómina de empleados. La diferencia en este caso es que se trata de un archivo electrónico que toda organización puede enviar a sus empleados por correo electrónico en formato PDF, el cual se puede guardar, descargar e imprimir para los efectos que se requiera.

Para la DIAN, este archivo en el que los empleadores plasmarán todos los datos de pagos que realizan a sus trabajadores, es un comprobante que le brinda la posibilidad de presentarlos como un soporte de costos y deducciones a través de un archivo XML.

¿Qué incluirá la nómina electrónica?

La nómina electrónica deberá contener los siguientes datos:

• Nombres y apellidos o razón social del empleador, incluyendo el NIT.
• Nombres, apellidos e identificación del empleado.
• Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
• Número consecutivo de control interno, implementado por el empleador.
• Valor devengado por el empleado, acompañado de los correspondientes conceptos.
• Deducciones realizadas, con sus conceptos.
• Valor total pagado al empleado.

Beneficios de la nómina electrónica

Para tener una mejor claridad de cuáles son las ventajas que se obtienen a través de la transformación digital enfocada en la nómina, es necesario tener en cuenta que el propósito de esta nueva herramienta es convertirse en un documento estratégico para la administración tributaria.

Se trata de un cerco para los evasores que cada vez se cierra más en Colombia. Estas normativas le darán al país un gran avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Con su implementación, la DIAN ahora sabrá todo sobre los ingresos de las empresas, enfocándose en el pago adecuado de los impuestos.

Por su parte, las empresas tendrán la posibilidad de usar el costo o la deducción en la declaración de renta, acceder a mejores servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas, además de eliminar trámites administrativos.

¿Cómo serán aplicadas las nuevas normas?

Según información emitida por la propia DIAN, toda empresa o persona natural que tenga empleados estará obligada a incorporar la nómina electrónica en fechas estipuladas:

• Entre 1 y 10 empleados: La fecha máxima para iniciar es el 1 de diciembre de 2021.
• Entre 11 y hasta 100 empleados: 1 de noviembre de 2021.
• Entre 101 y 250 empleados: 1 de octubre de 2021.
• Más de 250 empleados: 1 de septiembre de 2021.

Sin importar el número de empleados y tamaño de la organización, todas tendrán que  habilitarse primero en el servicio informático electrónico de Nómina Electrónica.

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Una obligación con grandes ventajas

Hoy más que nunca, bajo las tendencias de una “nueva normalidad”, adoptar la nómina electrónica es esencial para las organizaciones que quieren salir avante frente a situaciones especiales como la pandemia por la COVID-19 a través de la transformación digital.

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